- タイムカードテンプレートをWord・エクセル（自動計算）・PDF形式で無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- エクセルテンプレートには出退勤時刻を入力すると実労働時間h・残業時間hが自動計算される式が組み込み済み（個人用/月次集計 2シート）
- 出退勤・休憩・残業時間まで実データで埋めた「1日分の打刻記録」の記入例がわかる
- タイムカード・出勤簿・シフト表の違いと連携フローがわかる（混同整理）
- 2019年施行の客観記録義務・保存期間5年（経過措置3年）の法的根拠がわかる
- 出勤簿・シフト表・給与明細・労働条件通知書など、周辺の労務書類ともあわせて管理できる
1. タイムカードとは（出勤簿・シフト表との違いを整理）
タイムカードは従業員の出退勤時刻を打刻・記録する書類・媒体です。出勤簿（帳簿）やシフト表（計画書類）と混同されやすいですが、役割は明確に異なります。
※ 本ページの内容は一般的な情報提供であり、個別の法的助言ではありません。自社での運用方法に迷う場合は、社会保険労務士や弁護士に相談してください。
| 書類 | 役割 | タイミング | 法的位置づけ |
|---|---|---|---|
| タイムカード | 出退勤時刻の客観的打刻記録 | 出退勤のたびに | 厚労省ガイドラインが「原則とすべき」と位置づける手段 |
| 出勤簿 | 出退勤実績を管理する帳簿。法定三帳簿のひとつ | 日次・月次で転記・集計 | 労基法第109条: 作成・保存義務（5年） |
| シフト表 | 誰をいつ働かせるかの事前計画書類 | 当該期間の1〜4週間前 | 直接の法的義務なし（36協定管理に必要） |
| 勤怠管理表 | 月次の労働時間・休暇の集計表 | 月次締め | 36協定管理・給与計算の根拠書類 |
3書類の連携フロー（職場管理の基本）
- シフト表（計画）: 1〜4週間前に作成・共有 → 誰をいつ何時から働かせるかを決定
- タイムカード（打刻）: 出退勤のたびに実際の時刻を打刻・記録
- 出勤簿（集計・帳簿化）: タイムカードの記録を転記し月次集計・保存（法定三帳簿）
- 給与明細（賃金支払い）: 出勤簿の実績から残業代・手取りを計算して支給
この4ステップのうち、タイムカードは「打刻」の役割を担う重要な記録媒体です。タイムカードの記録精度が給与計算の正確性と法的コンプライアンスを左右します。
2. 労働時間の客観的記録義務（2019年〜・タイムカードが必要な理由）
労働安全衛生法第66条の8の3（2019年4月施行）により、会社は労働者の労働時間を「客観的な方法その他の適切な方法」で把握する義務を負っています（ 労働安全衛生法 e-Gov 2026-05-28確認 ）。タイムカードは、この「客観的な方法」の代表格として厚生労働省ガイドラインが名指ししている手段です。
この義務は2017年のガイドライン策定を経て2019年に法制化され、2020年には関連書類の保存期間が5年（経過措置として当面3年）に延長されています。2024年4月からは医師・建設業・トラック運転手についても時間外労働の上限規制が完全施行され、打刻記録の重要性はさらに高まりました。変遷の詳しい年表・保存期間の起算点は出勤簿テンプレートのページにまとめています。
タイムカードの保存期間（要点）
保存期間は労働基準法第109条にもとづき5年間が原則で、施行時点の経過措置として当面は3年間でも足りるとされています。 起算日は労働基準法施行規則第56条第1項五号により「その完結の日」です（タイムカードの打刻記録は同項五号の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当）。ただし同条第2項により、賃金の支払期日が完結の日より遅い場合は、その支払期日が起算日になります（労働基準法施行規則第56条 e-Gov）。 保存を怠ると30万円以下の罰金（労働基準法第120条）の対象になり得ます。 電子データで保存する場合は、改ざん防止措置（タイムスタンプ等）と検索機能の確保が条件です。
残業代計算ツール
タイムカードの残業時間・深夜時間から残業代（時間外・深夜・休日割増）を自動計算できます。36協定の月45時間上限に対して何時間超過しているか即確認できます。
残業代を計算する3. タイムカードの打刻方法と記載項目
タイムカードの打刻方法は複数あります。それぞれの特徴と客観性の確保のしやすさを整理します。
打刻方法の比較
| 打刻方法 | 客観性 | コスト | 向いている職場 |
|---|---|---|---|
| タイムレコーダー（打刻機） | 高（機械打刻） | 機器代¥5,000〜 | 従業員5〜20名・同一場所勤務 |
| ICカード・生体認証 | 非常に高（なりすまし防止） | 初期費用¥数万〜 | 20名以上・セキュリティ重視 |
| クラウド勤怠システム （KING OF TIME・ジョブカン等） | 高（GPS・顔認証等） | 月額¥200〜300/人 | テレワーク・多拠点・シフト変動が多い |
| エクセル入力 （本サイト提供テンプレート） | 中（自己入力だが客観性確保の工夫が必要） | ¥0 | 5名以下・同一場所・コストゼロ優先 |
| 手書き | 低（自己申告のみ） | ¥0 | 客観記録義務への対応が困難なため非推奨 |
タイムカードに記載する項目
様式は法定されていませんが、実務上・法的対応のために以下の項目が必要です。
| 項目 | 内容 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| 氏名 | 従業員氏名 | 個人識別・出勤簿への転記のため |
| 対象月 | YYYY年MM月 | 保存・月次管理のため |
| 出勤時刻 | HH:MM形式 | 実労働時間の計算起点・客観記録義務対応 |
| 退勤時刻 | HH:MM形式 | 実労働時間の計算終点 |
| 休憩時間 | 時間数（例: 1.0h） | 実労働時間の算出（退勤−出勤−休憩） |
| 実労働時間h | 退勤−出勤−休憩（時間数） | 36協定管理・残業代計算の基礎 |
| 残業時間h | 法定時間外労働（1日8h・週40h超）の時間数 | 36協定の月45h上限管理・割増賃金計算 |
| 深夜時間h | 22時〜5時の労働時間数 | 深夜割増賃金（25%以上）の計算根拠 |
| 出勤区分 | 出勤/公休/年休/欠勤/遅刻/早退 | 欠勤控除・有給管理・出勤簿への転記 |
1日分の打刻記録の記入例
上記の項目を、実際にどこまで具体的に記録すればよいか。1日分を実データで埋めた記入例です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 氏名 | 鈴木一郎 |
| 対象日 | 令和8年6月10日（水） |
| 出勤時刻 | 08:57 |
| 退勤時刻 | 19:32 |
| 休憩時間 | 1.0h |
| 実労働時間h | 9時間35分（9.58h）＝19:32−08:57（10時間35分）−休憩1.0h |
| 所定内労働h | 8.0h（実労働9.58hと8hの小さい方） |
| 残業時間h | 1時間35分（1.58h）＝実労働9.58h−8.0h |
| 深夜時間h | 0h（退勤19:32は22時より前） |
| 出勤区分 | 出 |
記入例の注記（この書類特有の落とし穴）: 出勤時刻「08:57」・退勤時刻「19:32」は、あえて切りの良い数字にしていません。厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（本ページ冒頭で出典表示）は、使用者に対しタイムカード等の客観的な記録を基礎として始業・終業時刻を確認し「適正に記録すること」を求めています。「9時に丸めて記録する」「30分単位で四捨五入する」といった日々の恣意的な切り捨ては、この「適正な記録」に反するおそれがあるだけでなく、実際より短い労働時間で賃金を計算すると 労働基準法第24条第1項 が定める賃金全額払いの原則に反するリスクがあります。日々の実労働時間は打刻された時刻のまま（分単位）で記録してください。1ヶ月分の残業時間を集計した後の端数の扱いなど、賃金計算実務上の細かなルールは社会保険労務士に確認することをおすすめします。
4. タイムカードの書き方ガイド（エクセルテンプレート活用）
本サイトのエクセルタイムカードテンプレートを使った記録は5ステップで進められます。
- 基本情報を入力する
氏名・対象月・所定労働時間（例: 8.0h/日）・休憩時間（例: 1.0h）を入力します。シートは月ごとに複製して使う運用にすると、過去分の記録が残しやすくなります。 - 出勤時刻・退勤時刻を入力する（客観記録の確保）
タイムレコーダー・ICカード・入退室記録等の客観的な記録をもとに、出勤時刻（例: 09:00）と退勤時刻（例: 18:30）を入力します。実労働時間h（F列）と残業時間h（H列）が自動計算されます。 - 深夜労働時間を入力する（22時〜5時）
深夜帯（22時〜5時）の労働がある場合は、その時間数を深夜時間h（I列）に手入力します。深夜割増賃金（25%以上）の計算根拠になります。 - 出勤区分を入力する
区分列（J列）に「出」「公休」「年休」「欠勤」「遅刻」「早退」を入力します。月次集計行の出勤日数は=COUNTIF(J4:J34,"出")で自動カウントされます。 - 月次集計を確認して出勤簿・給与計算に連携する
月末に実労働時間h・残業時間h・深夜時間hの月次合計を確認します。出勤簿への転記と給与明細の勤怠欄への記入に使用します。
エクセルテンプレートの自動計算式のしくみ
| 計算項目 | 計算式 | 説明 |
|---|---|---|
| 実労働時間h | =(退勤時刻-出勤時刻)*24-休憩h | 出退勤が時刻形式で入力された場合に自動計算。未入力なら空白表示 |
| 所定内労働h | =MIN(実労働h, 8) | 実労働時間と1日8時間の小さい方。法定内労働時間を把握するために使用 |
| 残業時間h | =MAX(実労働h-8, 0) | 1日8時間超の法定時間外労働を自動計算。マイナスにならないようMAX関数を使用 |
| 月次合計（実労働h） | =SUMIF(F4:F34,"<>""",F4:F34) | 出勤日の実労働時間のみを合計（空白日を除外） |
| 月次合計（残業h） | =SUM(H4:H34) | 月の累計残業時間。36協定の月45時間上限の管理に使用 |
| 出勤日数 | =COUNTIF(J4:J34,"出") | 区分列に「出」と入力した日数を自動カウント |
入力時の注意点
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 出退勤時刻の形式 | 「09:00」形式（HH:MM）で入力。「9:00」や「9時」では自動計算が機能しない場合あり |
| 日をまたぐ退勤 | 深夜0時を超える退勤は翌日付で入力するか、手動で時間計算して実労働h欄に直接入力 |
| 残業時間の週単位管理 | 週40時間超えも残業に該当。日8時間以内でも週合計が40時間を超えたら残業時間に加算が必要 |
| 深夜労働の記録漏れ | 22時〜5時の労働時間を別途深夜h欄に入力（残業h欄とは別管理） |
| 電子保存時の改ざん防止 | シートの保護・バックアップ・アクセス制限設定を推奨（客観性の担保） |
Excel を開かずに、その日の実労働・残業・深夜を出したいとき
上のExcelテンプレートは、1か月分を1枚に並べて、印刷して出勤簿に転記する使い方です。ただし、日をまたぐ退勤は自分で計算して入れることになり、深夜時間（I列）も手入力です。下の計算表は逆で、日をまたぐ勤務は翌日の退勤として数え、22時から翌5時にかかった深夜の分も自動で出します。保存も印刷もできないので、確認用に使ってください。
記入例の 08:57〜19:32・休憩60分を入れると、実働9:35（9.58h）・残業1:35で、記入例の表と同じ数字になります。「例を入れる」を押すと、この行と、日をまたぐ 17:00〜翌02:30 の行が入ります。
出退勤の時刻から、実働・残業・深夜を計算する
入力した時刻はこのページの外に送られず、保存もされません
| 日付（任意） | 出勤 | 退勤 | 休憩（分） | 実働 | 残業 | 深夜 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 合計 | |||||||
「9:35（9.58h）」は9時間35分を小数の時間で書いたものです。深夜は22時から翌5時にかかった時間で、休憩が深夜帯にあるときはその分を自分で引いてください。残業は1日の基準時間で見ていて、1週間の合計で数える分は入っていません。
給与計算ツール
タイムカードで集計した実労働時間・残業時間から月次給与・手取りを自動計算できます。残業代・深夜手当を加味した概算計算が可能です。
給与を計算する5. タイムカード運用のよくある問題と解決策
問題1: 「客観的記録」になっているか不安
厚生労働省ガイドラインは「タイムカード・ICカード等の客観的記録を基本とする」としています。自己申告のみでは客観性が不十分とみなされるリスクがあります。
- 推奨策: エクセルへの手入力と合わせて、PCのログオン・ログオフ時刻や入退室記録と突き合わせる
- 理想的な対応: タイムレコーダー・ICカード・クラウド勤怠システムへの移行
問題2: 残業時間の管理が煩雑
月45時間の36協定上限を超えないよう週次で確認することが重要です。
- 本サイトのエクセルテンプレートの月次集計シートで残業時間の月累計を毎週確認
- 月35時間超えで「あと10時間」の警戒ラインを設定すると安全
問題3: テレワーク・在宅勤務での打刻管理
2019年施行の客観記録義務はテレワーク勤務者にも適用されます。
- PCのログオン・ログオフ時刻を客観記録として活用
- メール送信時刻・業務システムのアクセスログとの突き合わせも有効
- クラウド勤怠システムのGPS打刻機能を活用するとテレワーク中の打刻管理が効率化
問題4: パート・アルバイトのタイムカード管理
雇用形態に関わらず客観記録義務の対象です。特に以下の点に注意が必要です。
- 週20時間以上: 雇用保険の被保険者要件（週20時間以上・31日以上の雇用見込み）の確認
- 深夜割増（22時〜5時）: パート・アルバイトにも25%以上の割増賃金が必要（労基法第37条）
- 有給休暇の管理: 6か月以上勤務で週3日以上のパートにも比例付与義務あり
6. エクセルタイムカードテンプレートのシート構成（3シート）
本サイトのエクセルタイムカードテンプレートには3つのシートが収録されています。
シート1: タイムカード（個人用・1か月31日分）
1人分の1か月分の出退勤時刻を日ごとに記録する、この様式の中心になるシートです。
- 入力方法: 出勤時刻（C列）・退勤時刻（D列）を「09:00」形式で入力
- 実労働時間h（F列）: 退勤−出勤−休憩で自動計算（未入力の場合は空白）
- 所定内労働h（G列）: MIN（実労働h, 8）で自動計算
- 残業時間h（H列）: MAX（実労働h − 8, 0）で自動計算
- 深夜時間h（I列）: 22時〜5時の労働時間数を手入力
- 月次合計行（35行目）: 実労働h・残業h・深夜hの月次合計を自動集計
シート2: 月次集計（複数人版・マネージャー用）
従業員15名分の月次集計値を一覧管理するシートです。
- 「タイムカード（個人用）」シートの月次合計を転記して使用
- 出勤日数・実労働h・残業h・深夜hを一覧で把握できる
- 合計行でチーム全体の総残業時間を確認できる
シート3: 使い方ガイド
自動計算式のしくみ・法律上の重要ポイント・タイムカードと出勤簿の違いを記載したガイドシートです。
7. 職場管理ハブ：タイムカードと連携すべき書類一覧
タイムカード1枚では労務管理は完結しません。下表の書類とセットで運用することで、打刻から給与支払いまでの流れが一本につながります。
| 書類 | 役割 | タイムカードとの連携ポイント |
|---|---|---|
| タイムカード（本ページ） | 出退勤時刻の客観的打刻記録 | 職場管理の「打刻」起点 |
| 出勤簿 | 出退勤実績の帳簿。法定三帳簿のひとつ | タイムカードの打刻記録を出勤簿に転記・月次集計。客観性の担保に使用 |
| シフト表 | 誰をいつ働かせるかの計画表 | 計画時刻と実際の打刻を突き合わせ、残業が発生しやすい時間帯を洗い出す |
| 給与明細 | 毎月の支給額・控除額・手取りの通知書 | タイムカード集計値（実働・残業・深夜）を勤怠欄にそのまま転記 |
| 労働条件通知書 | 雇用時に交付する労働条件の書面 | 契約上の所定労働時間を確認し、打刻実績との差が大きくないかをチェック |
| 雇用契約書 | 労使が合意した労働条件の契約書 | 契約で定めた所定労働時間と、実際の打刻実績にズレがないかの確認に使用 |
よくある質問
タイムカードとは何ですか？法律上の義務はありますか？
法律上の義務として、労働安全衛生法第66条の8の3（2019年4月施行・働き方改革関連法）により、使用者は全労働者（管理監督者含む）の労働時間の状況を「客観的な方法その他の適切な方法」で把握する義務があります。
厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（2017年1月）は、タイムカード・ICカード・PC使用時間等の客観的記録を原則としています（厚生労働省 労働時間ガイドライン 2026-05-28確認）。
タイムカードがあれば、別に「出勤簿」を用意しなくても大丈夫ですか？
タイムカードと出勤簿とシフト表の違いを簡単に教えてください。
①シフト表: 「誰をいつ働かせるか」の事前計画書類。勤務予定・希望休の管理に使用。
②タイムカード: 実際の出退勤時刻の客観的打刻記録。出退勤のたびに記録する。
③出勤簿: タイムカードの記録を転記した月次帳簿。法定三帳簿として保存義務あり。
「シフト表（計画）→ タイムカード（打刻）→ 出勤簿（集計・帳簿化）」というフローで職場管理が完成します。
紙のタイムカードは、電子化した後も原本を保存しておく必要がありますか？
タイムカードの打刻方法にはどのような種類がありますか？
①手書きタイムカード: 紙に手書きで出退勤時刻を記入する方法。自己申告になるため「客観的記録」として不十分なリスクがある。
②打刻機（タイムレコーダー）: 紙カードを機械に差し込んで時刻を打刻する方法。客観記録として有効。
③ICカード・生体認証: ICカードや指紋・顔認証で打刻するシステム。なりすまし防止に有効。
④クラウド勤怠管理システム: スマートフォン・PCから打刻するシステム（KING OF TIME・ジョブカン等）。GPS打刻・シフト連携・給与計算連携が自動化できる。
⑤エクセルタイムカードテンプレートへのPC入力: 本サイト提供のエクセルテンプレートを活用する方法。無料で始められるが客観性の確保のため他の記録との突き合わせが推奨。
エクセルでタイムカードをつけてもエクセルで作成しても問題ありませんか？
ただし客観記録義務（労安法第66条の8の3）の観点から、手入力・自己申告のみでは「客観的記録」として不十分とみなされるリスクがあります。
厚生労働省ガイドライン（2017年1月）は「タイムカード・ICカード等の客観的な記録を基本とする」と明記しています。
エクセルで運用する場合は、PCログオン時刻・入退室記録等の客観的なデータと突き合わせることで客観性を補完できます。従業員5人以下・全員が同一場所勤務の職場では実務上広く活用されています。
タイムカードの改ざんや打刻漏れが発覚した場合はどうなりますか？
未払い残業が発覚した場合、時効にかからない範囲の残業代・深夜手当の支払い義務が生じます。賃金請求権の消滅時効は労働基準法第115条本文では「五年間」ですが、同法附則第143条第3項の経過措置により、退職手当を除く賃金は当分の間3年です（退職手当のみ5年）。
打刻漏れ（従業員側の忘れ）: 再打刻・手書き補正で対応する会社が多いですが、必ず上長確認と本人確認の手続きを踏むことが重要です。証跡を残して改ざんと区別できるようにすることが求められます。
「名ばかり管理職」にもタイムカードで打刻させるべきですか？
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-05-28 確認時点）。