在庫管理テンプレート スプレッドシート

スプレッドシート在庫管理が向いている業種

在庫管理ツールはSaaSから紙台帳まで多岐にわたりますが、スプレッドシートが最もコストパフォーマンスに優れる業種と規模があります。 以下に当てはまる場合は、まずスプレッドシートから始めることを推奨します。

小売・物販（小〜中規模）

ネットショップ・フリマ・ハンドメイド販売など、品目数が50〜200点程度の小規模物販に向いています。 入出庫の記録と在庫残数の把握が主目的であれば、スプレッドシートで十分に対応できます。 月次棚卸シートと組み合わせることで、Shopify・BASE・メルカリの売上データと突き合わせた在庫検証も可能です。

飲食・サブスク型サービス（消耗品在庫）

飲食店の食材・消耗品（包材・衛生用品）や、サブスクリプション型サービスで毎月発送する同梱物の在庫管理に適しています。 定期的に同じ品目を発注・消費するパターンは、スプレッドシートの入出庫履歴で発注タイミングをルーティン化できます。

イベント・ポップアップ出店

出店ごとに持ち出し点数と残数を記録するシンプルな管理に向いています。 開催ごとに履歴シートをコピーして使い回す運用で、過去イベントとの比較も容易です。 常設店舗と異なり在庫の流動が少ないため、複雑なシステムは不要です。

3シート構造（在庫一覧 + 入出庫履歴 + 月次棚卸）

本テンプレートは3枚のシートが連動する構成で設計されています。 在庫一覧シートの残数は入出庫履歴シートから自動算出されるため、手動で在庫数を書き換える必要はありません。

シート1：在庫一覧

全品目の「現在庫数・最小在庫数・発注先・単価・保管場所」を一覧管理するマスターシートです。 現在庫数はSUMIF関数で入出庫履歴シートの入庫数合計から出庫数合計を差し引いて自動算出します。 在庫一覧シートには直接数値を入力せず、すべて入出庫履歴から自動反映される設計にしているため、二重管理によるズレが発生しません。

シート2：入出庫履歴

日付・品目コード・品目名・入庫数・出庫数・担当者・備考を1行1トランザクションで記録するシートです。 追記形式でデータが蓄積されるため、いつ・誰が・何を・何個動かしたかの履歴をそのまま監査証跡として活用できます。

シート3：月次棚卸

月末に帳簿在庫数（入出庫履歴からの算出値）と実際にカウントした実棚在庫数を並べて差異を確認するシートです。 差異が出た品目は条件付き書式で自動ハイライトされるため、確認すべき品目を瞬時に特定できます。

在庫アラート（最小在庫を下回ると赤色強調）

在庫管理で最も重要な「欠品リスクの早期発見」を、スプレッドシートの条件付き書式で自動化できます。 最小在庫数を品目ごとに設定しておくと、現在庫数がその値を下回った瞬間にセルが赤くなります。 毎朝在庫一覧シートを開くだけで発注が必要な品目を一目で把握できる状態を作れます。

条件付き書式の設定手順

1. 在庫一覧シートの現在庫数列（例: C列）を全選択する
2. 「表示形式 - 条件付き書式」を開く（Googleスプレッドシートの場合）
3. 「カスタム数式」を選択し、 =C2<D2 を入力する（D列が最小在庫数列）
4. 書式スタイルの背景色を赤（#FFCDD2）・テキストを濃い赤（#B71C1C）に設定する
5. 完了をクリックして保存する

この設定で現在庫数が最小在庫数を下回った行が自動的に赤くハイライトされます。 発注済みの品目は「発注中」フラグ列を追加して条件を調整することで、重複発注を防げます。

自動メール通知（Apps Script・Zapier）

条件付き書式での色表示に加えて、在庫アラートをメール通知に拡張する方法も2つあります。

• Google Apps Script: スプレッドシートに紐づくスクリプトを記述し、現在庫数が最小在庫数を下回った品目を自動でメール送信する。設定はやや技術的だが無料で動作する
• Zapier（無料プランあり）: スプレッドシートの特定セルの値が条件を満たしたときにGmailで通知するZapを作成する。ノーコードで設定可能だが、無料プランではZap数に上限がある

小規模運用であれば、毎朝の目視確認で十分な場合がほとんどです。 自動通知は品目数が多く確認漏れのリスクが高い場合に導入を検討してください。

ワンクリックでGoogleドライブにコピーする手順

本テンプレートはワンクリックでGoogleドライブに自分専用のコピーを作成できます。 コピー後は自分のドライブに保存されるため、誰かの更新で上書きされる心配がありません。

1. ダウンロードページの「Googleスプレッドシートでコピーを作成」ボタンをクリックする
2. Googleアカウントにサインインしていない場合はログインを求められる
3. 「コピーを作成」ダイアログが開くので、保存先（マイドライブ）を確認してOKをクリックする
4. コピーが完了するとGoogleスプレッドシートが自動で開く
5. 品目・最小在庫数・発注先を自社の情報に書き換えて使い始める

Excelファイル（.xlsx）でダウンロードした場合は、Googleドライブにドラッグ＆ドロップするか、 「ドライブ - 新規 - ファイルのアップロード」から追加してください。 アップロード後にファイルを右クリックして「Googleスプレッドシートで開く」を選ぶと、スプレッドシート形式に変換されます。

業種別の使い方（小売・飲食・物流）

同じテンプレートでも業種によって管理すべき項目と運用サイクルが異なります。 以下に各業種向けのカスタマイズポイントをまとめます。

小売業（ネットショップ・実店舗）

• 品目コード列にSKU（商品管理番号）を入力し、Shopify・BASEなどのECプラットフォームとの照合に使う
• 出庫は「販売」「返品」「廃棄」でカテゴリを分け、廃棄数を月次レポートで確認して仕入れ量を調整する
• 季節品は「シーズン開始・終了在庫」列を追加して売れ残り率を管理する

飲食業（食材・消耗品）

• 食材は鮮度管理が重要なため、入庫日列と賞味期限列を追加して先入先出（FIFO）を管理する
• 消耗品（包材・清掃用品）はまとめて週1回発注するルーティンに合わせて最小在庫数を設定する
• 食材コストの把握には単価列を追加し、月次棚卸シートで在庫金額の総計を自動算出する

物流・倉庫管理

• 入庫時に「入庫先ロケーション（棚番）」列を追加してピッキング効率を上げる
• 出庫は「出荷先・伝票番号」列を記録し、出荷伝票との照合ができる状態を維持する
• 複数拠点がある場合は拠点別にシートを分け、集計シートでSUMIF関数による全拠点在庫合算を設定する

Excelから卒業して在庫管理SaaSへ

スプレッドシートでの在庫管理には明確な限界があります。 品目数の増加・複数担当者による同時更新・バーコードスキャン対応が必要になったタイミングが、在庫管理SaaSへの移行の目安です。

在庫管理SaaS比較（2026年5月時点・公開情報をもとに作成）

以下の情報は各社公式サイト・公開情報をもとにまとめています。最新の料金・機能は各社公式サイトでご確認ください。

POS連携・自動仕訳

実店舗でPOSレジを使っている場合は、POS連携に対応した在庫管理・会計ソフトを導入することで売上・在庫・仕訳を自動化できます。 スプレッドシートへの手動転記作業がなくなるため、経理工数を大幅に削減できます。

会計ソフトとの連携（freee・マネーフォワード）

在庫管理SaaSと会計ソフトを連携させることで、入庫・出庫・棚卸差異が自動で仕訳データとして記録されます。 月次決算時に棚卸資産の計上作業が不要になり、確定申告・法人決算の工数を大幅に削減できます。

よくある質問（FAQ）