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見積依頼書（RFQ）とは
見積依頼書（Request For Quotation、略してRFQ）とは、発注者が受注候補の業者に対して「この条件で見積を出してください」と依頼するための書類です。
- 複数業者への相見積に必須: 同じ条件で複数業者に依頼するための統一書式として使う
- 単独業者への仕様明確化にも有効: 「口頭で伝えたはずの条件」の齟齬をなくすために使う
- 発行者は発注者側: 受注者側（売り手）が発行する見積書とは立場が逆。このページは発注者向けのテンプレートです
- 法的拘束力なし: 見積依頼書は「依頼」であり、受注者に見積提出を義務付ける書類ではありません
あなたが受注者側で見積書を作成したい場合は、見積書テンプレート（登録不要）をご利用ください。
見積依頼書に必須の記載事項
見積依頼書に決まった法的書式はありませんが、以下の項目を漏らすと業者から確認の連絡が来て対応に時間がかかります。最初から正確に記載しておきましょう。
| 項目 | 記載内容の目安 | 必須度 |
|---|---|---|
| 件名 | 「〇〇に関する見積依頼書」など案件名を明記 | 必須 |
| 依頼内容・仕様 | 品名・サービス内容・仕様・条件を具体的に記載 | 必須 |
| 数量・単位 | 個数・面積・時間数などを単位とともに明記 | 必須 |
| 希望納期 | 納品・完了の希望日または目安期間 | 必須 |
| 見積回答期限 | いつまでに見積を提出してほしいかを明記 | 必須 |
| 依頼者情報 | 会社名・担当者名・電話番号・メールアドレス | 必須 |
| 納入場所 | 納品先住所・現場住所（物品・工事の場合） | 推奨 |
| 支払条件 | 月末締め翌月払い・納品後30日以内など | 推奨 |
| 発行日・整理番号 | 書類管理・複数業者への発送管理に使用 | 推奨 |
| 添付資料 | 図面・仕様書・参考写真などがあれば添付 | 任意 |
複数業者から見積を取る際のポイント
相見積（複数業者への同時依頼）は、価格の適正確認・業者比較・交渉カードの取得という3つの目的があります。以下のポイントを押さえることで、比較の精度を高められます。
同じ条件書を全業者に送る
- 仕様・数量・納期が業者ごとに違うと、価格の比較ができなくなる
- 見積依頼書のテンプレートを使うことで、条件の統一が簡単にできる
- 口頭での追加説明は「言った・言わなかった」のリスクがあるため、書面に盛り込む
見積比較で見るべきポイント
- 価格: 最安値だけを選ぶのではなく、内訳・品質・保証の有無と合わせて判断する
- 納期: 希望納期に対応できるか。余裕のある業者は対応品質が高い傾向がある
- 明細の詳細度: 明細が細かく書かれている業者は誠実な対応が期待できる。「一式」だけの見積は要注意
- 有効期限: 有効期限が短い業者は材料・人件費の変動が大きい可能性がある
- 過去の実績・評判: 価格以外の信頼性も重要な判断基準になる
価格交渉のタイミング
- 複数社から見積が出そろった後、第一候補の業者に価格調整を依頼するのが一般的なマナー
- 競合他社の見積金額をそのまま開示して値引きを迫る行為は、建設業法・下請法に抵触する場合があるため注意が必要
- 「〇〇円以内であれば発注できます」という形で伝えると交渉がスムーズ
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見積依頼書・見積書・注文書・契約書の違い
取引の流れを整理しておくと、どの書類が必要なタイミングかが明確になります。
| 書類 | 発行者 | 役割・タイミング | 法的拘束力 |
|---|---|---|---|
| 見積依頼書（RFQ） | 発注者（買い手） | 業者に「この条件で見積を出してください」と依頼する | なし |
| 見積書 | 受注者（売り手） | 見積依頼に応じて「これだけかかります」と提示する | なし（承諾前） |
| 注文書（発注書） | 発注者（買い手） | 見積を承諾し「この内容で発注します」と正式に指示する | あり |
| 契約書 | 双方 | 取引条件を双方で合意した正式な書面（大型案件に多い） | あり |
| 請求書 | 受注者（売り手） | 取引完了後に代金の支払いを求める | あり |
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見積依頼書のテンプレートを使う方法のほかに、クラウドサービスを使って見積依頼〜比較〜発注をまとめて管理する方法もあります。取引量が多い場合や複数プロジェクトを並行している場合に特に有効です。
- 書類の一元管理: 見積依頼書・見積書・注文書・請求書をひとつのシステムで管理できる
- 比較表の自動作成: 複数業者からの見積をシステムに取り込んで一覧比較できるサービスもある
- 発注履歴の追跡: 過去の見積・発注履歴を検索・参照できるため、リピート発注時の手間が省ける
- 電子帳簿保存法への対応: 電子的に授受した書類をそのまま電子保存できるため、法改正への対応も自動化できる
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よくある質問
見積依頼書を作らずに口頭で依頼してもいいですか？
口頭でも依頼できますが、「言った・言わなかった」のトラブルが起きやすくなります。複数業者に同じ条件で依頼するためにも、書面（または書面に準じるメール・PDF）で条件を統一することを強くおすすめします。見積依頼書があれば、業者側も仕様を正確に把握して見積を出せるため、比較精度が上がります。
見積回答期限はどのくらい設定するのが一般的ですか？
業界・案件の複雑さによって異なりますが、依頼日から5〜10営業日が一般的です。建築・設備工事など現地調査が必要な業種は2〜4週間かかる場合もあります。短すぎると精度の低い見積が返ってくるリスクがあるため、余裕を持った期限設定が重要です。緊急の場合は事前に電話で連絡してから送ると丁寧です。
複数業者に見積を依頼する際のマナーはありますか？
選外になった業者には結果を通知するのがビジネスマナーです。「今回は他社にお願いすることになりました」と一言伝えるだけで十分です。また、選定理由の開示（例:「価格・納期を総合的に判断した」）は任意ですが、伝えると今後の取引関係が維持しやすくなります。なお、他社の見積金額を開示して値引き交渉する行為は、建設業法・下請法に抵触する可能性があるため注意が必要です。
見積依頼書の様式は法律で決まっていますか？
法律で定められた書式はありません。ただし、建設業・公共工事・官庁案件では発注機関が指定書式を用意している場合があります。民間取引であれば自由書式で問題なく、このページのテンプレートをそのまま使えます。記載すべき最低限の項目（件名・依頼内容・仕様・数量・回答期限・依頼者情報）を漏らさなければ実務上の問題はありません。
見積依頼書を電子データ（メール・PDF）で送信してもいいですか？
法的には問題ありません。電子帳簿保存法の改正（2024年1月施行）により、電子的に授受した書類は電子データのまま保存する義務が生じていますが、見積依頼書そのものは保存義務書類の対象外です。メールでPDFを送る場合は、件名に「見積依頼書送付の件」と明記し、本文に案件概要を添えると業者側が対応しやすくなります。