このページでわかること
- 納品書テンプレートをExcel（消費税自動計算）・Word・PDF形式で無料ダウンロードできる（会員登録不要）
- 見積書→発注書→納品書→受領書→検収書→請求書の取引フローにおける納品書の位置づけがわかる
- インボイス制度での納品書の扱い・適格請求書との違い、2026年10月からの経過措置縮小（80%→50%）がわかる
- 書き方ガイド（必須項目・NG例・場面別）・電子帳簿保存法・取適法60日ルール・FAQ10問を収録
1. 納品書とは何か（取引フローにおける位置づけ）
納品書は「商品やサービスを引き渡した事実を記録する書類」です。受注者（売主）が作成して発注者（買主）へ渡す書類であり、取引の流れの中では第4ステップに位置します（ 国税庁 インボイス制度Q&A 2026-05-29確認 ）。
取引書類の全体フロー（図解）
| ステップ | 書類名 | 作成者 | 目的・タイミング |
|---|---|---|---|
| ① 見積依頼 | 見積依頼書（RFQ） | 発注者（買主） | 「この条件で見積もりを出してください」という依頼書類 |
| ② 見積提示 | 見積書 | 受注者（売主） | 「この条件・金額で提供できます」という提示書類 |
| ③ 発注確定 | 発注書 | 発注者（買主） | 「見積内容で発注します」という注文確定書類（契約成立） |
| ④ 納品 | 納品書（本ページ） | 受注者（売主） | 「これを納品しました」という引渡し通知書類 |
| ⑤ 受領確認 | 受領書 | 発注者（買主） | 「確かに受け取りました」という確認書類 |
| ⑥ 検収合格 | 検収書 | 発注者（買主） | 「受け取り＋品質確認OK。代金請求を認めます」という合格証明書類 |
| ⑦ 請求 | 請求書 | 受注者（売主） | 「代金の支払いをお願いします」という請求書類（インボイス対応必須） |
納品書・請求書・受領書のいずれも法的な発行義務はありません。しかし、取引事実を証明する証拠として機能し、後日のトラブル（数量違い・品質問題・代金未払い等）を防ぐために実務上は不可欠です。
納品書と請求書の違い
| 比較項目 | 納品書 | 請求書 |
|---|---|---|
| 目的 | 納品事実の通知 | 代金の支払い要求 |
| 法的効力 | 引渡し事実の証拠 | 支払い請求権の行使 |
| 発行タイミング | 商品・サービス引渡し時 | 締日・納品後・都度 |
| インボイス制度 | 適格請求書として使えない（原則） | 適格請求書として使える（登録番号必須） |
| 印紙税 | 原則不要 | 原則不要（但し売上代金を現金受取の場合は領収書として5万円以上で必要） |
| 保管義務 | 法人7年・個人事業主5年 | 法人7年・個人事業主5年 |
2. 納品書の必須記載項目（7項目・NG例付き）
法令上の必須事項はありませんが、実務慣行として以下の7項目を漏れなく記載することが推奨されます。本テンプレートはこれらに完全対応しています。
| # | 記載項目 | 補足・ポイント | よくあるNG例 |
|---|---|---|---|
| 1 | 書類名（納品書） | 「納品書」と明記する。「納品確認書」「納品のご案内」でも可 | 書類名がない（何の書類か不明） |
| 2 | 発行日・納品日 | 発行日と実際の納品日が異なる場合は両方記載。消費税の課税売上の認識日（消費税法施行令第17条）に影響する | 日付なし（消費税の認識日が不明になる・支払期日の起算点が不明） |
| 3 | 納品先（宛名） | 会社名・担当者名・住所を正確に記載。「御中」「様」の使い分けに注意 | 「御中」「様」の使い分けミス・担当部署の省略 |
| 4 | 発行者情報 | 会社名・住所・電話番号。登録番号（T番号）は任意だが記載しておくと後の請求書作成が楽になる | 担当者名のみで会社名が不明・電話番号なし |
| 5 | 品名・数量・単位 | 品番・規格・仕様も記載するとトラブル防止に有効。「商品一式」は避ける | 「商品一式」のみで品名不明・単位（個/本/式）の記載なし |
| 6 | 単価・金額・合計（消費税内訳） | 税抜・税込どちらでも可。消費税の内訳（10%・8%軽減税率）を分けて記載。インボイス対応の請求書との整合性を保つ | 消費税の税率・内訳が不明・税抜/税込の区別なし |
| 7 | 納品書番号 | 連番管理で追跡性を確保（例: NBS-2026-001）。受領書・請求書との照合に必須 | 番号なし（複数枚あると管理不能・返品時に特定できない） |
あると便利な任意記載項目
- 納品書番号と対応する発注書番号: 複数取引の照合が容易になる（例: 発注書番号 PO-2026-035 に対する納品書）
- 配送方法・追跡番号: 宅配便利用時は業者名・伝票番号を記載しておくと問い合わせが減る
- 適格請求書発行事業者の登録番号（T番号）: 任意記載。後の請求書との一貫性を保つ
- 備考欄: 「検品後に受領書をご返送ください」「〇〇年〇月分まとめ納品」などの注記
3. インボイス制度（適格請求書）と納品書の関係（2026年10月から経過措置縮小）
2023年10月に施行されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）において、納品書は原則として適格請求書の代わりになりません（ 国税庁 インボイス制度Q&A 2026-05-29確認 ）。
インボイス制度における納品書の位置づけ
| 書類 | 適格請求書として使えるか | 備考 |
|---|---|---|
| 納品書のみ | 原則 不可 | 納品事実の通知書類であり、請求書の要件を満たさない |
| 請求書のみ | 可（登録番号が必要） | 必須記載7項目を満たした場合 |
| 納品書 + 請求書（2枚一体） | 可 | 2枚で1つの適格請求書として扱える |
| 納品書兼請求書 | 可（登録番号が必要） | 1枚に納品書と請求書の要件を両方満たす書式 |
経過措置の期限（免税事業者との取引・重要な数値）
免税事業者（インボイス未登録）が取引相手の場合、仕入税額控除は以下の割合で段階的に縮小されます。2026年10月1日から80%→50%に切り下がるため、取引先のインボイス登録状況の確認が急務です（ 国税庁 インボイス制度Q&A 2026-05-29確認 ）。
| 期間 | 仕入税額控除の割合 | 実務への影響 |
|---|---|---|
| 2023年10月〜2026年9月 | 80%控除可能 | 現行。税負担は20%分のみ |
| 2026年10月〜2029年9月 | 50%控除可能 | 税負担が倍増。取引コスト増加に注意 |
| 2029年10月以降 | 控除不可（0%） | 免税事業者との取引で消費税を全額負担 |
免税事業者と継続取引がある場合、2026年10月以降は発注者側の税負担が大幅に増加します。取引継続の判断・価格交渉のタイミングとして今から動いておくことを推奨します。
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消費税額を自動計算（keisan-navi.jp）
納品書に記載する消費税額（10%・8%軽減税率）を自動計算できます。税込から税抜の逆算にも対応。
消費税を計算する4. 納品書の書き方ガイド（場面別チェックポイント）
取引の種類によって、納品書に記載すべき内容が変わります。主要な4場面の書き方と、よくある失敗事例をあわせて解説します。
場面①：物品（商品・製品）の納品
最も基本的なケースです。品番・仕様・色・サイズまで詳しく記載すると、後日の返品・交換トラブルを防げます。
- 品名欄: 商品名のみでなく、型番・品番・規格（例: 商品名 XY-100 ブラック Sサイズ）
- 数量・単位: 「個」「本」「箱」「セット」等、単位を明示する
- 単価: 税抜単価を記載し、消費税を別行で記載するのが明瞭
- 備考欄: 出荷方法（宅配便・直送等）・配送業者・追跡番号を記載しておくと問い合わせが激減する
- よくある失敗: 「〇〇商品一式」のみ記載 → 後日「注文した色と違う」「数が足りない」のトラブルに発展する
場面②：サービス・役務の納品（フリーランス向け）
Webデザイン・ライティング・コンサルなどの役務は「成果物」または「提供期間」を明確にします。
- 品名欄: 業務名（例: Webサイトデザイン制作 / 原稿執筆 3,000字×5本 / コンサルティング 2時間）
- 数量・単位: 「式」「件」「時間」「文字」等、業務単位に合わせる。「一式」にする場合も内訳メモを添付する
- 納品物の明細: 備考欄に成果物リスト（ファイル名・URL・バージョン番号）を記載する
- 源泉徴収税: デザイン・ライティング等は源泉徴収10.21%が発生する場合あり。請求書に記載するのが一般的だが納品書にも注記しておくとよい
- よくある失敗: 成果物の特定が曖昧で「思っていたのと違う」と言われるトラブル。業務範囲・成果物の詳細を納品書に書き込む習慣をつける
場面③：継続取引（月次まとめ納品）
毎月納品が続く場合は「月次まとめ納品書」として一括発行できます。
- 件名欄: 「2026年5月度 納品分」のように対象月を明記
- 備考欄: 個別納品日・納品物名を一覧として記載（複数件をまとめる場合）
- 締め日との整合: 月末締め翌月末払いの場合、「5月31日締め」の旨を備考に記載しておくと混乱を防げる
- 取適法（旧下請法）の注意点: 2026年1月施行の取適法では受領日から60日以内が支払期日の上限。月次まとめの場合、受領日（=最初の納品日）から60日を超えないか確認が必要
場面④：建設・工事・設備工事の納品
建設業法・下請法（取適法）の規制が特に厳しい場面です。
- 工事名・現場住所: 「〇〇ビル改修工事 ○○階内装工事」など、工事名と現場住所を必ず記載
- 工事完了確認書との関係: 建設工事では「納品書」ではなく「工事完了確認書」を発行するケースが多い。書類の名称と役割を発注者と事前に合わせておく
- 検収書との関係: 工事完了→発注者検収→検収書発行→請求書受理という流れが一般的。検収書発行前に請求書を出しても受理されない契約条項に注意
- 建設業法第20条（見積期間）との連動: 見積段階から遡って、工事規模に応じた適正見積期間（500万円以上5,000万円未満は10日以上）が守られているか確認
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5. 取適法（旧下請法）と納品書・支払期日のルール
2026年1月1日に施行された取適法（中小受託取引適正化法・旧下請法の改正版）では、納品書に関連する支払期日について重要なルールが定められています（ 公正取引委員会 取適法（旧下請法）2026-05-29確認 ）。
| 項目 | ルール | 根拠 |
|---|---|---|
| 支払期日の上限 | 物品等の受領日から60日以内 | 取適法（旧下請法）第2条の2 |
| 60日の起算点 | 検収完了日ではなく「受領日（納品受取日）」 | 「検査をするかどうかを問わず受領日から起算」と明記 |
| 遅延利息 | 支払期日を過ぎた場合、年率14.6%の遅延利息が発生 | 取適法（旧下請法）第4条の2 |
| 手形払いの禁止 | 紙の約束手形・小切手は2027年3月末までに廃止 | 取適法（旧下請法）改正 |
実務上の重要ポイント（一般情報）
- 納品書の受領日が起算点: 検収に10日かかっても、受領日から60日以内が支払期日の上限
- 月末締め翌月末払い: 受領日から60日以内なら問題ない（例: 5月末受領→7月末払いはギリギリ許容範囲）
- 手形払い廃止への準備: 2027年3月末までに銀行振込・電子決済への切替が必要
- 価格協議義務: 取適法では、中小受託事業者からの価格協議の求めに応じずに一方的に代金を決定することが違反になる（新設規定）
- 詳細・個別事案は弁護士・公正取引委員会に確認することを推奨
6. 電子帳簿保存法と納品書の保管方法（2024年完全義務化）
2024年1月から電子帳簿保存法が完全義務化され、電子で受け取った納品書は電子のまま保存することが原則となりました（ 国税庁 電子帳簿保存法一問一答 2026-05-29確認 ）。
保管義務の期間（法的根拠）
| 事業者区分 | 保管期間 | 根拠 |
|---|---|---|
| 法人 | 7年間（青色申告法人は最大10年） | 法人税法施行規則第59条 |
| 個人事業主 | 5年間 | 所得税法施行規則第63条 |
電子保存の3つの要件
- 改ざん防止措置: タイムスタンプの付与 または 訂正削除履歴が残るシステムの利用。事務処理規程の整備でも対応可
- 検索機能の確保: 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3要素で検索できること
- システム概要書の備付け: 使用しているシステムの概要書を保存
紙の納品書をスキャンして保存する場合
紙で受け取った納品書をスキャン保存（スキャナ保存）する場合は、以下の要件が別途必要です。
- 解像度・階調: 200dpi以上・カラー画像またはグレースケール
- タイムスタンプ: スキャン後速やかにタイムスタンプを付与（または特定のシステム運用）
- 適正事務処理要件: 相互けん制・定期的なチェック機能が必要
クラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード等）はこれらの要件に対応しています。Excelやフォルダ管理で対応する場合は事前に要件確認が必要です。
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個人事業主の所得税を自動計算（keisan-navi.jp）
フリーランス・個人事業主の確定申告に向けた所得税の概算計算ができます。納品書・請求書管理と併せて活用してください。
所得税を計算する銀行口座・クレカと連携して経理を自動化
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- 月額¥980〜（個人事業主プラン）
- 2,400以上の金融機関・クレカと連携
- 確定申告書の自動作成
- 電子帳簿保存法 完全対応
7. 会計ハブ：関連する取引書類テンプレート一覧
納品書は単体で使うより、取引フロー全体のテンプレートを揃えることで、業務全体を効率化できます。本サイトでは見積依頼書から請求書まで取引フローの全書類を完全無料で提供しています。
| 書類 | 使うタイミング | DLページ |
|---|---|---|
| 見積依頼書（RFQ） | 複数業者から見積を取る際 | 見積依頼書テンプレート（無料DL） |
| 見積書 | 受注前・価格提示時 | 見積書テンプレート（無料DL） |
| 納品書（本ページ） | 商品・サービス引渡し時 | このページ |
| 受領書 | 納品物の受取確認時（事実証明） | 受領書テンプレート（無料DL） |
| 検収書 | 納品物の品質確認合格通知時 | 検収書テンプレート（無料DL） |
| 請求書 | 代金請求時（インボイス対応） | 請求書テンプレート（無料DL） |
よくある質問
納品書は法律上の発行義務がありますか？
民法上、納品書の発行を強制する規定はありません。ただし、商取引の慣行として広く使われており、「いつ・何を・いくつ納品したか」の証拠になります。特に継続取引・高額取引では、後のトラブル防止のために発行することを強く推奨します。なお、インボイス制度（適格請求書等保存方式）において納品書自体は「適格請求書」の代わりにはなりません（
納品書と請求書の違いは何ですか？
納品書は「納品事実の通知」、請求書は「代金の支払い要求」です。納品書は商品やサービスを渡した際に「これを納品しました」と伝える書類で、法的な請求権は発生しません。請求書は代金の支払いを求める書類で、受取側に支払い義務が生じます。取引によっては「納品書兼請求書」として1枚にまとめることもあります。インボイス制度では請求書が適格請求書として機能し、仕入税額控除の起点になります。
受領書と納品書はどう違いますか？
納品書は送り側（売主・受注者）が作成し、受領書は受け取り側（買主・発注者）が作成します。取引の流れは「納品書（送り側発行）→相手方が確認→受領書（受け取り側発行）」です。受領書は「確かに受け取りました」という確認書類です。受領書の返送を条件に取引している場合は、本テンプレートの備考欄にその旨を記載してください。
納品書にインボイスの登録番号（T番号）は必要ですか？
納品書自体はインボイス（適格請求書）ではないため、登録番号の記載は必須ではありません。ただし、取引相手が消費税の仕入税額控除を行う場合、請求書（適格請求書）に登録番号が必要です。納品書に登録番号を記載しておくと、後で請求書を発行する際のミスを防ぎやすくなります。本テンプレートには任意記載欄として登録番号欄を設けています（
納品書の保管義務はどのくらいですか？
法人は7年間（青色申告法人は最大10年）、個人事業主は5年間の保管が求められます。根拠は法人税法施行規則第59条・所得税法施行規則第63条等です。また、電子帳簿保存法（2024年1月完全義務化）により、電子で受け取った納品書は電子のまま保存することが義務付けられています（
納品書と検収書の違いは何ですか？
納品書は「納品した事実の通知書類」で売主が作成、検収書は「品質確認合格の証明書類」で買主が作成します。単純な物品受け渡しでは受領書のみのケースが多いですが、システム開発・製造物・特注品などでは検収（品質チェック）が完了した段階で検収書を発行します。取適法（旧下請法、2026年1月施行）では受領日（検収日ではなく）から60日以内が支払期日の上限とされています。
納品書の日付はどの日を書けばよいですか？
原則として「実際に納品した日」を記載します。商品の場合は引渡し日、サービス・役務の場合は提供完了日が納品日です。請求書の請求日（締日）とは異なります。消費税の課税売上の認識も「引渡し日（検収日）」が基準になるため（消費税法施行令第17条）、正確な日付の記載が重要です。月をまたぐ場合は特に注意してください。
見積書・発注書がない取引でも納品書は必要ですか？
書類の有無にかかわらず、納品書の作成は推奨します。口頭での取引であっても、納品した事実と内容を記録しておくことで、後日のトラブル（「頼んでいない」「数量が違う」等）を防げます。特に個人間の取引や小額の継続取引では、最低限、納品書だけでも残しておくことを強くお勧めします。
免税事業者から納品を受けた場合、インボイスの扱いはどうなりますか？
免税事業者（インボイス未登録）からの仕入れは、段階的に仕入税額控除が縮小されます。2023年10月〜2026年9月は80%控除、2026年10月〜2029年9月は50%控除（
電子納品書（メール・PDF・クラウド）はどのように保存すればよいですか？
電子帳簿保存法（2024年1月完全義務化）に基づき、電子で受け取った納品書は電子データのまま保存することが原則です。主な要件は①改ざん防止措置（タイムスタンプ付与または訂正削除履歴が残るシステム利用）、②検索機能の確保（取引年月日・金額・取引先の3要素で検索可能）、③システム概要書の備付けの3点です。クラウド会計ソフト（freee・マネーフォワード等）はこれらの要件に対応しています（
参考文献・出典
本ページの内容は以下の公的情報源に基づき作成しています（2026-05-29 確認時点）。